بصفتك مديرًا تجاريًا أو غير ربحي أو مدير جمعية ، فإن أي أداة تساعدك في الوصول إلى قسمك أو قسمك أو هدفك الفرعي تعتبر مهمة بالغة الأهمية.
وعلى وجه الخصوص ، عندما تساعدك هذه الأداة في إقناع أهم أصحاب المصلحة الخارجيين بطريقتك في التفكير ، ثم تحركهم لاتخاذ الإجراءات التي تؤدي إلى نجاحك.
هذه أداة مهمة للغاية. وسيلة تجعلك جادًا بشأن علاقاتك العامة. إنه ينقل التركيز بعيدًا عن تكتيكات الاتصال إلى خطة قابلة للتطبيق للوصول إلى تلك المجموعات الخارجية من الأشخاص الذين لديهم رأي كبير حول مدى نجاحك - أي الجماهير الخارجية الرئيسية المستهدفة. تقول الأداة ، "يتصرف الأشخاص بناءً على تصورهم الخاص للحقائق المعروضة عليهم ، مما يؤدي إلى سلوكيات يمكن التنبؤ بها حول أي شيء يمكن القيام به. عندما نخلق هذا الرأي أو نغيره أو نعززه من خلال الوصول إلى الأشخاص الذين تؤثر سلوكياتهم على المنظمة أكثر من غيرهم وإقناعهم والانتقال إلى الإجراء المطلوب ، يتم إنجاز مهمة العلاقات العامة ".
استخدم هذا المخطط لإنشاء سلوكيات تؤدي إلى أنشطة مثل مشتريات المتابعة ، أو مستويات المساهمات الأعلى ، أو زيادة طلبات التوظيف المؤهلة ، أو مقترحات المشاريع المشتركة الجديدة أو زيادة كبيرة في مساهمات رأس المال.
أولاً ، قابل موظفي العلاقات العامة المعينين لقسمك أو قسمك أو فرعتك وأخبرهم أنك جاد في معرفة ما يفكر فيه جمهورك الخارجي الأكثر أهمية في مؤسستك. الأساس المنطقي هو أن تصورات الجمهور المستهدف عادة ما تؤدي إلى سلوكيات يمكن أن تساعدك أو تعيقك في تحقيق أهدافك التشغيلية.
حدد من بينك الجماهير التي تمثل حقًا مفتاح نجاحك ، ثم قم ببناء وتحديد أولويات قائمة المجموعات الخارجية المهمة من الأشخاص الذين تؤثر أفعالهم بشكل أكبر على وحدتك. الآن ، دعونا نعمل على رقم 1 في تلك القائمة.
ستعتمد جهود العلاقات العامة الجديدة ذات المهام الحرجة بشكل كبير على مدى كفاءتك في تقريب تصورات جمهورك المستهدف الرئيسي.
يمكنك وضع فريق العلاقات العامة في العمل للتفاعل مع أعضاء ذلك الجمهور الخارجي رقم 1. أو ، إذا كان بإمكانك النقر على ميزانية جيدة الحجم ، يمكنك أن تطلب من شركة مسح مهنية القيام بالمهمة نيابة عنك. ومع ذلك ، نظرًا لأن موظفي العلاقات العامة لديك يعملون بالفعل في مجال التصور والسلوك ، فسيكون خياري هو استخدامها في هذه المهمة.
بطريقة أو بأخرى ، يجب أن يتفاعل شخص ما مع أعضاء ذلك الجمهور الرئيسي ويطرح أسئلة مثل "ماذا تعرف عن عمليتنا؟ هل تعرف خدماتنا أو منتجاتنا؟ هل أجريت أي مفاوضات معنا؟ إذا كان الأمر كذلك ، فهل كانت مرضية؟ "
لكن راقب الردود بعناية. هل لاحظت أي تعليقات مراوغة أو مترددة حول مؤسستك؟ كن متيقظًا بشكل خاص للمفاهيم الخاطئة أو الكذب. هل هناك افتراضات خاطئة أو أخطاء تحتاج إلى علاجها في ضوء التجربة التي تظهر أن التصورات السلبية تؤدي حتمًا إلى سلوكيات سلبية - وهو النوع الذي يجب عليك تصحيحه لحماية عمليات وحدتك.
نتيجة كل هذا العمل هو أنك الآن مستعد لتحديد هدف العلاقات العامة الخاص بك. على سبيل المثال ، وضح عدم دقة مؤذية أو أصلح هذا المفهوم الخاطئ أو شدد على هذه الإشاعة مرة واحدة وإلى الأبد.
ولكن هناك المزيد لتحقيق هدفك. كما هو الحال مع أي هدف تسعى إليه ، لا يمكنك الوصول إليه بدون الاستراتيجية الصحيحة التي توضح لك كيفية الوصول إليه. الحقيقة هي أنه فيما يتعلق بمسائل الإدراك والرأي ، لديك ثلاثة خيارات إستراتيجية: تغيير الرأي / التصور المسيء ، أو إنشائه حيث لا يوجد أي شيء ، أو تعزيز التصور الحالي.
يأتي الآن بعض الأعمال التي تتطلب موهبة كتابية حقيقية - تحضير الرسالة التي ستستخدمها لنقل الحقائق والأرقام التصحيحية إلى أعضاء جمهورك المستهدف الرئيسي.
يجب أن تعرض الرسالة العديد من الخصائص. يجب أن يكون مكتوبًا بوضوح حول سبب تصحيح أو توضيح هذا المفهوم الخاطئ أو عدم الدقة أو الافتراض الخاطئ. يجب أن تكون حقائقك الداعمة صادقة وتؤدي إلى رسالة نهائية يمكن تصديقها ومقنعة.
الآن ، ماذا عن نقل رسالتك إلى جمهورك؟ هذه هي الخطوة الأقل تعقيدًا في التسلسل نظرًا لوجود العديد من أساليب الاتصال الجاهزة للقيام بوظيفة تسليم الرسائل نيابة عنك. وهي تتراوح من مقالات الرأي في الصحف المحلية ، والمقابلات الإذاعية والتلفزيونية ، والخطب ، وإحاطات المستهلك والكتيبات إلى النشرات الإخبارية ، ورسائل البريد الإلكتروني ، والاجتماعات الشخصية وغيرها الكثير. توخي الحذر فقط: تأكد من أن التكتيكات التي تخصصها للوظيفة لها سجل جيد للوصول إلى أشخاص مثل هؤلاء الأفراد من جمهورك المستهدف.
ماذا عن التقدم؟ الطريقة الوحيدة لمعرفة ما إذا تم تغيير التصورات المسيئة على وجه اليقين هي التفاعل مرة أخرى مع أفراد الجمهور الذين يطرحون نفس الأسئلة كما كان من قبل. لكن هذه المرة ، ستراقب أنت وفريق العلاقات العامة بعناية بحثًا عن مؤشرات على ذلك