قال لي أحد المشاركين في الاستطلاع ، "الاجتماعات هي مدققي الكبير. أملك
قضيت أيامًا كاملة في الاجتماعات حرفياً. أنا لا أنجز أي شيء في بلدي فقط
مكتب ولكن يرثون أيضًا عملًا إضافيًا. أفترض لو كنت أتمنى واحدة
الشيء الذي من شأنه أن يكون اجتماعات أقل. مهلا ، يمكنني أن أحلم ، أليس كذلك؟ "
نعم! دعونا نحلم قليلا. ألن يكون من الجيد الحصول على تصريح يقول ،
"اخرج من اجتماع مجاني"؟ إليك بعض الأفكار لعمل اجتماعاتك
أكثر إنتاجية:
ضع في اعتبارك التوقيت. إذا كنت شخصًا لديه القدرة على الاتصال باجتماع
خلال فترة زمنية معينة ، فكر بجدية في أفضل وقت للاحتفاظ بها.
دربت شركة Corporate America معظم الناس على أن يكونوا "أشخاص صباحيين". ملكنا
دورات الطاقة الطبيعية تجعلنا "أعلى" أو لدينا الوقت "الذروة" أول شيء
في الصباح. لسوء الحظ ، يصر الكثير من الناس على عقد اجتماعات في
هذا الوقت. بعض أنواع الاجتماعات جيدة أثناء أوقات الذروة ، مثل تلك
تتضمن العصف الذهني أو حل المشكلات أو التفكير الاستراتيجي. نمط
يجب عقد اجتماعات الموظفين أو تحديثات المشروع أو اجتماعات المعلومات فقط
خلال فترات الهدوء في الإنتاجية. وبالمثل ، جلسة عصف ذهني يوم الجمعة
بعد الظهر في الساعة الثالثة صباحًا على الأرجح لن تسفر عن أفضل النتائج.
ضع مدونة سلوك لقسمك أو مؤسستك. بدون
مجموعة من "القواعد" أو "البروتوكولات" لعقد الاجتماعات ، يقوم الأشخاص بعملهم بأنفسهم
الشيء ، مما يخلق عدم القدرة على التنبؤ بين الاجتماعات المختلفة. أنا فقط
يسرت دورة تدريبية مع قسم الشركات مع 75 شخصًا.
معًا ، أنشأنا مدونة قواعد السلوك التالية ، والتي ستحكم
الاجتماعات المستقبلية:
1. يسمح فقط بالاجتماعات من 9-4 من الاثنين إلى الخميس ومن 9-1 يوم الجمعة.
2. جدول الأعمال ، إلى جانب أي عمل مسبق ، مطلوب 72 ساعة قبل
الاجتماع ، وتحديد هدف الاجتماع بوضوح. إذا كان الغرض
لا يمكن تحديده ، إلغاء الاجتماع. حدد الوقت المطلوب لكل منها
البند على جدول الأعمال والشخص المسؤول.
3. إذا لم يكن الاجتماع ضمن هذه الإرشادات ، فلكل حاضر القدرة على ذلك
استجوب الاجتماع.
4. كن حساسا لضيق الوقت والمواعيد النهائية للإدارات الأخرى.
طابق أهمية وتعقيد المشكلة بطول ملف
اجتماع.
5. يجب أن تكون الاجتماعات 50 دقيقة فقط (بدلاً من ساعة واحدة) أو تنتهي العشر
قبل دقائق من بداية الساعة ، حتى يتمكن الحاضرون من عقد الاجتماع التالي
التي تبدأ في الجزء العلوي من الساعة.
6. ستبدأ الاجتماعات وتتوقف في الوقت المحدد ، ما لم يوافق جميع الحاضرين على ذلك
تمديد الوقت. حاول الانتهاء مبكرًا إن أمكن ؛ لا تمدد الاجتماع.
يمكن للحاضرين النهوض والمغادرة في وقت الانتهاء المحدد. يمكنك أن تسأل
المجموعة السابقة للمغادرة إذا كان لديك غرفة اجتماعات محجوزة.
7. استخدم الاجتماع للعناصر التي تتطلب الحوار أو القرارات أو بناء الفريق
فقط ، وليس مواد إعلامية.
8. إذا تم إلغاء الاجتماع أو تم تغيير الغرفة ، يكون القائد هو
مسؤول عن دعوة جميع الحاضرين لإخطارهم بالتغيير. اذا أنت
لا تستطيع الحضور ، يجب عليك إخطار القائد.
9. ضع الأشخاص في مناطق زمنية لاحقة في بداية جدول الأعمال. أو إذا كان
حضور الحضور مطلوب فقط لجزء صغير من الاجتماع ، دعنا
هذا الشخص يتكلم أولاً ثم يغادر.
10. تأكد من أن جميع المدعوين يحتاجون حقًا إلى التواجد هناك.
11. يمكنك إرسال مندوب في مكانك ، إذا كان الشخص قادرًا على ذلك
اتخاذ القرارات ويمكن تسجيل الخروج أو إزالة عنصر عمل. السماح لل
زعيم يعرف أنك ترسل شخص ما.
12. تعال مستعدًا واقرأ المواد المسبقة. إحضار النسخ الخاصة بك من أي
مستندات. إذا لم تكن مستعدًا بشكل كافٍ ، فأبلغ القائد.
13. إذا لم يحضر القائد أو صانع القرار الرئيسي ، يجوز للحاضرين المغادرة بعد ذلك
10 دقائق.
14. استخدم ضابط الوقت (المعين من قبل القائد) للحفاظ على الاجتماع في الهدف
واتبع جدول الأعمال. لا تحد من المحادثات الهادفة.
15. ألغِ أي مناقشة تضم شخصين فقط.
16. تعيين كاتب للاجتماع. عندما يظهر شيء لا يتم تشغيله
جدول الأعمال ، يقوم الناسخ بتسجيله على لوح حامل مكتوب عليه "ساحة انتظار". ال
يقوم الكاتب أيضًا بإنشاء "دقيقة واحدة" دقائق أثناء الاجتماع (قائمة بمن
هو المسؤول عن / ماذا / متى).
17. لا توقف الاجتماعات لتحديث المتأخرين ، إلا في الحالة
الطوارئ.
18. أثناء الاجتماع ، قم بالرد على صفحات الطوارئ "911" فقط. إذا توجب عليك
تلقي مكالمة ، واخرج من غرفة الاجتماعات.
اجمع مجموعتك معًا وقم بالتيسير (أو اجعل شخصًا آخر يسهل عليك)
مناقشة وإنشاء مدونة مماثلة لقواعد السلوك. يقال ، هذه القواعد
قللت إلى حد كبير من سوء الاتصال وحسنت إنتاجية الاجتماعات!
أخيرًا ، حاول تقليل الوقت الذي تقضيه في الاجتماعات غير المهمة. هل تستطيع
إرسال بديل؟ هل يمكنك الاتصال برئيس الاجتماع وطلب التقرير أولاً ،
ثم اشرح أن لديك اجتماعًا آخر في أعقابه وتحتاج إلى ذلك
تغادر في الوقت المناسب؟ يمكن لأي شخص أن يسجل