كم مرة جلست في اجتماع وأنت تفكر "هذا مضيعة للوقت. لدي الكثير من الأشياء الأخرى لأفعلها. أتمنى أن أكون في مكان آخر "هل تبدو مألوفة؟ أنا متأكد من أننا جميعًا كانت لدينا هذه الأفكار في وقت أو آخر ، وربما بالنسبة للبعض منا ، كانت حديثة جدًا!
خبرتي كمدير مباشر ومدير أول وأخصائي نفسي تنظيمي على مدار الثلاثين عامًا الماضية ، تعني أنني حضرت وأدير العديد من الاجتماعات. في عملي ، واحدة من أكثر الشكاوى شيوعًا التي أتلقاها من جميع مستويات المنظمة ، هي أننا "نضيع الكثير من الوقت هنا في الحديث. لا شيء يتم إنجازه نتيجة لذلك ". لماذا تعد الاجتماعات العديدة مضيعة للوقت؟
استنتاجي هو أن الغالبية العظمى من الاجتماعات: • تغطية المعلومات التي يمكن توزيعها بوسائل أخرى • التركيز كثيرًا على الماضي - ما مضى بدلاً من ما سيأتي • ليس لديك غرض محدد بوضوح مع النتائج المرجوة
لذا ، إذا كان عليك إدارة الاجتماعات ، فإن أول قرار يجب اتخاذه هو تحديد نوع الاجتماع - • هل هذا اجتماع لمشاركة المعلومات أم اجتماع لحل مشكلة؟
إذا كان اجتماعًا لتبادل المعلومات ، فهناك دليلان يجب اتباعهما: 1. هل يمكن توزيع المعلومات بطريقة أخرى (مثل البريد الإلكتروني وما إلى ذلك)؟ في هذه الحالة ليست هناك حاجة للاجتماع ، وبالتالي توفير الكثير من الوقت. 2. إذا كانت الحاجة إلى مشاركة المعلومات يجب أن تكون عن طريق اجتماع ، فيجب أن يكون تركيز الاجتماع (والوقت المستغرق) • 20٪ موجهًا في الماضي - أي الإبلاغ عن المعلومات (مثل النتائج) و • 80٪ في المستقبل موجه - أي تحديد ما سنفعله بالمعلومات.
سيضمن استخدام "قاعدة 80/20" لاجتماعاتك مشاركة الجميع ويمكنهم رؤية بعض المزايا الحقيقية لعقد الاجتماع. بالمناسبة ، إذا كنت مشاركًا في أحد تلك الاجتماعات المملة التي ذكرناها سابقًا ، فمن الممكن أن يكون لديك بعض التأثير على عملية الاجتماع. استمر في السؤال "ماذا سنفعل بهذه المعلومات؟" أو ، "كيف يجب أن نمضي قدمًا الآن؟". بمعنى آخر ، في كل مرة يبدأ فيها الاجتماع بالتركيز على الماضي ، قم بإعادة توجيهه إلى المستقبل.
إذا كان الاجتماع يتعلق بحل مشكلة ، فهناك خمس خطوات يجب اتباعها للتأكد من أن الاجتماع إيجابي مع بعض النتائج المثمرة.
كما هو الحال مع اجتماعات مشاركة المعلومات ، في كثير من الأحيان لا تصل اجتماعات حل المشكلات إلى أقصى إمكاناتها لأن الاجتماع يركز كثيرًا على الوضع الحالي أو الماضي ، بدلاً من "كيف يجب أن تكون الأمور". سيضمن استخدام الخطوات الخمس التالية أن يظل اجتماعك يركز على المستقبل ويكون مثمرًا.
1. اطلب من كل مشارك التحضير للاجتماع قبل أيام قليلة (أسبوع واحد مثالي ، ولكن ليس ممكنًا دائمًا) عن طريق تدوين بعض الملاحظات للإجابة على "سؤال الاجتماع" القصير. إنهم بحاجة إلى إحضار هذه الملاحظات إلى الاجتماع.
2. يجب صياغة سؤال ما قبل العمل للاجتماع على افتراض أن المشكلة قد تم حلها بالفعل - أي. يجب التعبير عنها في وقت ما في المستقبل. على سبيل المثال ، إذا كان قسم خدمة الهاتف يبحث عن أفكار حول كيفية تحسين خدمتهم ، فقد يتم طرح السؤال: "افترض أننا قد مررنا للتو بسنة ناجحة للغاية ، وأننا تلقينا عددًا هائلاً من التعليقات التي اقترحت خدمتنا الممنوحة للعملاء كانت من الدرجة الأولى على مدى الاثني عشر شهرًا الماضية: • ما الأشياء التي فعلناها لتحقيق هذا النجاح الكبير؟ • ما هي المشاكل أو التحديات التي واجهتنا؟ • كيف تمكنا من حل هذه المشاكل أو مواجهة هذه التحديات؟ "
3. في الاجتماع اطلب من جميع المشاركين تقديم أفكارهم واكتبها على السبورة البيضاء أو اللوح الورقي وما إلى ذلك. ملاحظة. من المهم جدًا سرد هذه الأفكار حتى يتمكن الجميع من رؤيتها - فهذا يساعد في الحفاظ على اهتمام الأشخاص ، ويحافظ على تركيزهم ، كما أنه مفيد لإبقاء الاجتماع على المسار الصحيح.
4. عندما يتوصل الاجتماع إلى إجماع حول العناصر الجديرة بالاهتمام والتي يمكن تحقيقها ، تتم إضافة عمودين إضافيين إلى كل صفحة من صفحات اللوح الورقي. أحد الأعمدة بعنوان "بواسطة متى" والآخر بعنوان "بواسطة من"
5. من المهم أن يتقاسم جميع المشاركين عبء العمل. في العمود الأول "By when" ، يُطلب من المجموعة تخصيص وقت للوقت الذي يمكن فيه تحقيق هذا الجانب. عندما يتم الاتفاق على ذلك ، يُطلب من الأشخاص التطوع لتحمل المسؤولية لضمان تنفيذ عناصر معينة (ليس بالضرورة للقيام بها ، ولكن لتحمل المسؤولية عنها) ، من خلال وضع أسمائهم في عمود "من الذي". بمجرد الانتهاء من ذلك ، فإن الاجتماع الآن لديه خطة عمل لحل المشكلة. يمكن كتابة هذا وتوزيعه على الأشخاص الذين يتابعون الاجتماع.
لقد استخدمت هذه العملية على جميع مستويات المنظمات ومع مجموعات أصحاب المصلحة المختلطة بنجاح مذهل على مدار العشرين عامًا الماضية. سواء كان اجتماعك عبارة عن مشاركة لمعلومات أو مشكلة لحل مشكلة ، فأنا متأكد من استخدام الإرشادات