يعد شراء نظام هاتف عمل جديد أحد أهم عمليات الشراء التي ستقوم بها أي شركة على الإطلاق. يمكن أن يؤدي اختيار نظام الهاتف إلى تقريب الشركة من عملائها وعملائها أو التسبب في حدوث ارتباك وفوضى بين كل من يستخدمه أو يتفاعل معه.
لذلك من الضروري أن تختار نظام الهاتف المناسب لاحتياجات عملك. غالبًا ما يكون الهاتف هو أسرع وأسهل طريقة للوصول إلى العملاء والعملاء. يجب أن تكون أيضًا الطريقة الأسرع والأسهل للوصول إليك. يجب أن تكون مرنة بما يكفي لتكون قادرة على تغطية جميع احتياجات شركتك والتعامل مع جميع المكالمات بشكل مناسب. آخر شيء تريده أي شركة هو أن يتم توجيه المتصلين والعملاء المهمين بشكل غير صحيح أو قطع الاتصال أو مواجهة قائمة طويلة من الخيارات التلقائية المربكة.
هناك الكثير من العوامل التي يجب أخذها في الاعتبار عند اختيار نظام هاتف عمل جديد. فيما يلي عدد قليل من أهمها:
1. أنت بحاجة إلى قدرة كافية لتلبية احتياجات عملك الحالية.
2. قم بتقييم النمو المحتمل في المستقبل وحدد نظام هاتف متوافق وفقًا لذلك.
3. تأكد من التوافق مع أي معدات تمتلكها بالفعل (سماعات ، هواتف ، معدات مؤتمرات ، كابلات ، إلخ).
4. ما هي الميزات التي يحتاجها نظام هاتف العمل الخاص بك؟
قد يكون تحقيق جميع العوامل المذكورة أعلاه وأي شيء آخر يخطر ببالك تحديًا مكلفًا لأي عمل تجاري. الهدف من هذا الدليل هو مساعدتك على فهم القرارات التي تحتاج إلى اتخاذها من أجل اختيار نظام الهاتف المناسب لعملك.
أنواع نظام هاتف العمل
هناك ثلاثة أنواع رئيسية من أنظمة الهاتف متوفرة: KSU- هواتف أقل ، وأنظمة المفاتيح وأنظمة تبادل الفروع الخاصة (PBX). يعتمد نوع نظام الهاتف الذي تختاره على مقدار الامتدادات التي تحتاجها والميزات التي يحتاجها نظام الهاتف لديك لتثبيتها.
أنظمة KSU-Less
عادة ما تكون أنظمة KSU-Less أكثر ملاءمة للشركات التي عادة ما يكون لديها أقل من عشرة موظفين ، أو تتطلب أقل من عشرة ملحقات. هذا لا يعني أن جميع الشركات التي تتطلب أقل من عشرة ملحقات هاتف يمكنها التعامل مع نظام KSU-Less. قد تحتاج إلى المزيد من الميزات التي لا تتوفر إلا من خلال نظام الهاتف PBX أو Key.
تتطلب استثمارات أولية أقل بكثير من الأنواع الأخرى لأنظمة هواتف الأعمال ، وقد تم تصميم هواتف KSU-Less خصيصًا لتشمل العديد من الميزات المتوفرة عادةً فقط من خلال تنفيذ نظام هاتف الأعمال الصغيرة الكامل.
يمكن فصل أنظمة KSU-Less ونقلها بسهولة ، لأنها ليست متصلة بأسلاك دائمة بمكتبك. تتيح لك إمكانية النقل هذه التعامل مع نظام هاتف KSU-Less ، تمامًا مثل أي جهاز أعمال ، بدلاً من الاستثمار الدائم المفقود.
ستحتاج إلى التأكد من أن أي نظام KSU-Less تختاره متوافق ليس فقط مع نوع الأسلاك لديك في مكتبك ، ولكن أيضًا مع أي ملحقات قد تكون لديك بالفعل ، مثل: سماعات الرأس وأجهزة الرد والفاكس وأجهزة المودم. نظرًا لأن أنظمة الهاتف KSU-Less غير مكلفة نسبيًا ، فلا يتم بيعها أو تركيبها أو صيانتها من قبل بائعي الاتصالات.
كل هذا يعني أنه عليك الذهاب إلى هناك وليس التسوق بنفسك فحسب ، بل أيضًا التثبيت والدعم. هذا هو أحد العيبين الرئيسيين لأنظمة KSU-Less. آخر شيء يحتاجه أي عمل هو الاهتمام بموثوقية وصيانة نظام الهاتف الخاص به. عيب آخر لأنظمة KSU-Less هو أنها أكثر عرضة لشيء يعرف باسم الحديث المتبادل. هذا هو المكان الذي قد تمتزج فيه المحادثات المنفصلة مع بعضها البعض. مع انخفاض أسعار PBX والأنظمة الرئيسية والأنظمة الهجينة ، يكون من المنطقي في بعض الأحيان الاستثمار في نظام هاتف تجاري كامل ، بدلاً من أن تصبح عرضة لمخاطر نظام KSU-Less.
أنظمة تبادل الفروع الخاصة (PBX)
إذا كان عملك يتطلب عادةً أكثر من أربعين امتدادًا ، أو تتطلب احتياجاتك أنك بحاجة إلى وظائف متقدمة من نظام هاتف عملك ، فغالبًا ما تكون أنظمة PBX هي الحل. اعتادت أنظمة PBX أن تكون باهظة الثمن وبأسعار معقولة فقط من قبل الشركات الضخمة التي لديها مئات الامتدادات. على الرغم من أن هذا لا يزال هو الحال بالنسبة للتركيبات الأكبر حجمًا ، إلا أن تطوير التكنولوجيا المطلوبة قد تقدم إلى النقطة التي أصبح فيها نظام هاتف مكتب PBX قويًا يعمل بكامل طاقته لشركة صغيرة قادرًا على وضع سطح مكتب.
تأتي جميع أنظمة الهاتف PBX المدمجة تقريبًا مع جميع الميزات التي قد ترغب فيها بشكل قياسي. أنت تدفع علاوة على قابلية البرمجة والمرونة التي يوفرها PBX ، ولكن في معظم الحالات ، لا يكون فرق السعر بالقدر الذي قد تتخيله بين نظام الهاتف الأقل مرونة.
أنظمة المفاتيح
تعد أنظمة الهاتف الرئيسية أكثر شيوعًا في الأعمال التجارية التي تتطلب من خمسة إلى أربعين امتدادًا. هذا النوع من